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认证活动反馈信息处理程序

1 申诉
1.1 申诉的提出
申请/接受认证的组织应在接到公司的决定或措施后10日内向公司提出申诉。申诉方应提交书面申请并说明对公司处理意见提出异议的理由,并尽可能提交相关证据。申诉应以书面的方式并经申诉方负责人签名盖章后提交给公司管理部。
1.2 申诉的调查和处理
a) 公司管理部受理申诉后应立即报告总经理和管理者代表,并组成申诉处理工作组。
b) 申诉处理工作组负责对申诉进行调查、取证及核实。调查方式可包括召集听证会议、听取双方提供陈述、现场调查、调取书面文件等。
c) 对于需要召集听证会议的,申诉处理工作组在召开听证会时间的前10天将会议的时间、地点通知申诉人及有关各方。双方均有权在不迟于听证会召开前5 日提出有关证人的姓名和地址。
d) 申诉处理工作组在经调查之后应做出有根据的判断并提出书面处理意见,提交公司管理部审核,管理者代表批准。
e) 公司管理部及时将最终处理意见以书面形式通知申诉方和公司责任部门。
f) 申诉方对最终处理意见表示满意时,公司管理部负责监督执行。
g) 申诉方如对最终处理意见不满意时,可向认可机构或国家认证认可监督管理机关进行申诉或投诉。
2 投诉
2.1 投诉的提出
投诉应以书面的方式就投诉所涉及的事件(在该事件发生以后一个月内)向本公司管理部提出,投诉人须提供所投诉事件的细节情况、证明材料并签章。通常情况下,本公司不受理匿名投诉。
2.2 投诉的调查和处理
a) 收到投诉后,公司管理部根据投诉内容组织相关部门和人员,开展对该投诉事件的调查和取证。对重大投诉立即报告总经理和管理者代表。
b) 如被投诉的是经公司认证的组织,应与该组织取得联系,要求该组织对投诉的问题做出书面说明,并提交相关证据。必要时,公司将进行现场调查。调查时还应考虑客户管理体系的有效性,如要求客户采取适当的纠正和纠正措施,如证实客户的管理体系的有效性存在问题时,将涉及缩小、暂停或撤消客户的管理体系认证。
c) 如投诉的问题属于公司的问题,由公司对投诉情况进行调查核实,必要时,进行现场调查。
d) 调查人员根据调查结果提出处理建议,管理部审核,并报管理者代表批准。
e) 最终处理意见由管理部负责反馈至投诉方。
f.) 投诉方对最终处理意见表示满意时,公司管理部负责监督执行。如被投诉的是公司认证的组织,对于需要采取纠正预防措施的,公司应要求该组织采取纠正预防措施并报公司管理部。管理部(必要时,会同技委会)对认证组织提交的纠正预防措施的可行性进行确认。必要时,公司将对认证组织的纠正预防措施的有效性进行现场验证。
g) 当投诉方不满意所得到的答复时,可以向公司提出申诉,或向认可机构或国家认证认可监督管理机关进行申诉或投诉。
3 争议
3.1 争议提出
a) 在审核过程中提出的争议,由审核组组长与受审核方在审核过程中或末次会议前,依据管理体系标准和相关认证要求协商处理。审核组必要时可对现场再做进一步核实,确保审核结果实事求是。如双方不能够达成一致时,审核组组长须将双方争议的焦点及时上报公司技委会。技委会提出处理意见,如仍不满意,申请方/受审核方可以在10 日内以书面形式向公司管理者代表提出争议。
b) 对在其他场合出现的争议,双方应依据认证制度、认证程序及国家相关要求首先协商解决,如双方不能够达成一致时,申请/接受认证审核的组织可以在10 日内以书面形式向公司管理者代表提出争议。
3.2 争议的处理
a) 管理部受理争议后,通知争议所涉及的公司相关部门负责人或指定有关人员。
b) 由公司相关部门负责人或指定有关人员对提出的争议进行研讨,根据现场审核发现依据管理体系标准等相关的认证要求,就争议的焦点提出处理意见,并提交管理部审核和管理者代表批准。
c) 管理部负责将最终处理意见通知公司相关部门和争议提出方。
d) 争议提出方对最终处理意见表示满意时,公司管理部负责监督执行。
e) 当争议提出方不满意所得到的答复时,可以向公司提出申诉或复审申请,或向认可机构和/或国家认证认可监督管理机关提出投诉。
4 记录与保密
4.1 管理部应保存所有申投诉以及与认证有关的补救措施的记录;
4.2 处理申投诉的工作人员应对相关未公开的信息负有保密的责任。
5 费用支付
5.1 经调查确认,申投诉的理由不成立时,因该项申诉、投诉及争议发生的费用由当事人或委托人支付;
5.2 经调查确认,申投诉的理由成立,其责任在应诉方,所发生的费用由应诉方支付;
5.3 经调查确认,当事人和应诉方均对该项申、投诉负有责任时,则该项发生的费用由双方协商解决。
专线:021-50977010
传真:021-61294332